Préparer un voyage scolaire à l’étranger : conseils et documents

vendredi 9 août 2013
 Laure PESKINE

Le voyage scolaire à l’étranger est avant tout un projet éducatif qui s’inscrit dans la durée et qui nécessite l’implication, avant, pendant et après le séjour, du professeur et de ses élèves. La préparation peut durer toute une année scolaire et il est préférable de s’y prendre l’année scolaire précédant le voyage envisagé de façon à pouvoir partir en basse saison (de septembre au 15 mars) ce qui permet de réduire le coût au minimum.

L’échange avec un établissement étranger, étant devenu plus en plus difficile à mettre en place à cause de l’absence de partenaires étrangers intéressés par un séjour en France [1], les professeurs se tournent de plus en plus vers des séjours à l’étranger qu’ils montent entièrement eux-mêmes [2] ou dont ils confient l’organisation à un prestataire.
Cette formule a aussi l’avantage de pouvoir garantir que tous les élèves d’une même classe pourront partir, ce qui risque fort de ne pas être le cas lors d’un échange. [3]

L’Office national de garantie des séjours et stages linguistiques, association regroupant des organismes qui s’engagent sur les termes d’un « Contrat Qualité » élaboré en collaboration avec plusieurs associations de consommateurs et deux grandes Fédérations de parents d’élèves, propose plusieurs documents pour préparer voyage et séjour. Nous les mettons à disposition ci-dessous avec leur aimable autorisation.

Guide des essentiels du voyage scolaire éducatifs

Publié en juin 2013.

- Ce qu’il faut savoir avant de lancer son projet. (Qui consulter ? Quand partir ? Quel transport ? Quelle assurance ?)
- Les formalités administratives. (Quels documents préparer : pour le chef d’établissement, pour le conseil d’administration, pour le gestionnaire, pour les parents. Quand les envoyer ?)
- La préparation du voyage avec les parents. (Quelles informations leur apporter ? Comment les faire participer ? Documents à fournir ?)
- La législation en vigueur : connaissance des décrets et textes réglementaires.

PDF - 7.7 Mo
Le guide des essentiels du voyage scolaire à l’étranger
version allégée

Télécharger la version complète avec les fiches pratiques sur le site de l’Office.

À compléter par la circulaire n° 2013-106 du 16-7-2013 paru au B.O. 29 du 18 juillet 2013 Transport et encadrement des élèves dans le cadre des sorties et voyages scolaires dans les premier et second degrés

Modèle de cahier des charges pour les appels d’offres de voyages scolaires

Ce document a été réalisé par L’Office avec l’AJI-Gestion pour l’éducation [4]. Il permet d’uniformiser les appels d’offres de voyages scolaires, et ainsi de faciliter la demande du professeur, et la lecture de l’appel d’offres par l’organisme.

PDF - 1.5 Mo
Modèle de cahier des charges pour les appels d’offres

Comment lire le prix d’un voyage scolaire ?

La répartition du coût : hébergement, transport, activités, assurances, frais de fonctionnement.

PDF - 85 ko
Répartition du coût

Le transport

Principales règles applicables au transport routier de voyageurs
Document présenté par la FNTV (Fédération Nationale des Transports de Voyageurs), membre qualifié de l’Office.
À jour au 1er octobre 2010.

PDF - 290.4 ko
Principales règles applicables au transport routier de voyageurs

Foire aux questions les plus fréquemment posées en matière de voyages scolaires éducatifs
Proposé par le Syndicat National des Entreprises de tourisme en autocar.

PDF - 1.5 Mo
FAQ du voyage scolaire en car

Site de l’Office national de garantie des séjours et stages linguistiques

[1Voir l’article paru dans le numéro 1/2007 des Langues Modernes Organiser un échange entre établissements, par Laure Peskine

[2Voir le projet des professeurs du collège Maryse Bastié de Reims qui ont monté leur voyage entièrement tous seuls

[3Dans le cadre d’un échange le professeur est contraint à la fois par le nombre de familles volontaires trouvées par son partenaire étranger et par la possibilité des familles de ses élèves de recevoir. (Le refus des familles de recevoir chez eux peuvent avoir des causes multiples, conditions de vie familiale, logement trop petit, etc.)

[4Association professionnelle nationale des personnels d’intendance des établissements publics d’enseignement français